Kreative Qualität ausschreiben. Nachvollziehbar und vergabefest.

Warum Kommunikationsleistungen besondere Verfahren brauchen

Wer eine Kampagne oder eine Agentur beschafft, kauft selten einen fertigen Gegenstand. Entscheidend ist, ob das vorgesehene Team die Aufgabe richtig erfasst, eine tragfähige Lösung entwickelt und sie unter realen Bedingungen umsetzt.

Das Vergaberecht verlangt keine künstliche Objektivität. Es verlangt vorab bekannte, auftragsbezogene Kriterien und dokumentierte Erwägungen. Genau dafür braucht es zwei Kompetenzen: das Wissen, was kreative Qualität ausmacht, und das Wissen, wie man sie rechtssicher bewertet.

Was wir übernehmen

Analyse und Verfahrenswahl

• Analyse der bisherigen Agenturbeziehungen
• Empfehlung für das passende Agenturmodell
• Empfehlung der nach BVergG 2018 zulässigen Verfahrensart
• Ausloten der vergaberechtlichen Spielräume, etwa für gestufte Verfahren mit Chemistry-Gesprächen

Unterlagen und Kriterien

• Ausschreibungsunterlagen und Briefing, abgestimmt mit Ihrem Projektteam
• Katalog zulässiger Eignungs- und Auswahlkriterien für die erste Verfahrensstufe
• Katalog zulässiger Zuschlagskriterien mit Bewertungsankern
• Entscheidungsmatrix mit Berechnungsmodus für Qualität und Preis
• Einheitliches Preisblatt, damit Angebote vergleichbar werden

Auswahl und Präsentation

• Screening des Agenturmarktes als Grundlage für Ihre Marktkenntnis
• Organisation der Chemistry-Gespräche
• Beantwortung der Bieterfragen und Rebriefing
• Zusammensetzung der Jury, auf Wunsch mit externen Fachleuten
• Organisation der Wettbewerbspräsentationen
• Teilnahme von Anwalt oder Anwältin und Berater, auf Wunsch als Jurymitglieder

Zuschlag und Vertrag

• Inhaltliche, kommerzielle, formale und rechtliche Angebotsprüfung
• Auswertung der Entscheidungsmatrix im Vier-Augen-Prinzip
• Vergabekonforme Preisverhandlungen und Prüfung des Last and Final Offer
• Begründung der Zuschlagsentscheidung innerhalb der vergaberechtlichen Grenzen
• Agenturvertrag mit besonderem Augenmerk auf Nutzungsrechte
• Vollständige Vergabedokumentation

Nach dem Verfahren

• Unterstützung bei Prüfungen durch Rechnungshof, Revision oder Kontrollinstanzen
• Rechtsschutz in Nachprüfungsverfahren durch Schramm Öhler Rechtsanwälte
• Review-Termine nach Vertragsbeginn, wenn Sie das wünschen

Vollständige Verfahrensabwicklung: Schramm Öhler als vergebende Stelle

Wenn Ihnen Zeit oder Ressourcen fehlen, übernimmt Schramm Öhler Rechtsanwälte die Rolle der vergebenden Stelle. Die Entscheidung über den Zuschlag bleibt bei Ihnen. Die Abwicklung liegt bei uns.

Dazu gehören insbesondere:

• Bekanntmachung der Ausschreibung nach der gewählten Verfahrensart
• Nichtöffentliche Öffnung der Teilnahmeanträge und Angebote mit Dokumentation
• Eignungsprüfung der Teilnahmeanträge und allfällige Mängelbehebung
• Unterlagen für die zweite Verfahrensstufe
• Bekanntgabe von Zulassungs-, Ausscheidens- und Zuschlagsentscheidungen
• Bestbieterermittlung mit Ihrem Projektteam und Veröffentlichung der Zuschlagsentscheidung
• Persönliche Betreuung durch Anwalt oder Anwältin und Berater über das gesamte Verfahren

Was unsere Auftraggeber davon haben

• Ein Ansprechpartner für zwei Fragen. Ob ein Kriterium fachlich sinnvoll ist und ob es rechtlich hält, klären wir gemeinsam, nicht nacheinander.
• Weniger Aufwand bei den Unterlagen. Leistungsbeschreibung und interne Abstimmung sind für viele Auftraggeber die aufwändigsten Schritte eines Verfahrens. Das zeigt auch die Studie Vergaberadar 2030. Hier setzen wir an.
• Eine Akte, die Prüfungen standhält. Die Entscheidung bleibt auch für Außenstehende nachvollziehbar, die bei Jury und Präsentation nicht dabei waren.
• Gute Angebote. Ein klares Briefing, ausreichend Zeit und ein faires Abstandshonorar führen dazu, dass sich starke Agenturen beteiligen.

Häufige Fragen

Welche Verfahrensart passt für eine Agenturausschreibung?

Das hängt von Auftragswert, Leistungsgegenstand und gewünschtem Ablauf ab. Häufig eignet sich ein zweistufiges Verfahren: zuerst die Eignung und Auswahl anhand von Credentials, dann Konzept, Präsentation und Angebot. Ob Verhandlungen zulässig sind, ist im Einzelfall zu prüfen.

Darf man im Vergabeverfahren Chemistry-Gespräche führen?

Ja, wenn sie im Verfahren von Beginn an transparent vorgesehen sind, für alle Bewerber:innen gleich ablaufen, nach vorab bekannten Kriterien bewertet und dokumentiert werden.

Müssen Agenturen für ihre Pitchkonzepte bezahlt werden?

Werden für das Angebot besondere Ausarbeitungen verlangt, ist nach § 130 BVergG 2018 eine angemessene Vergütung vorzusehen. Mehr dazu auf der Seite Abstandshonorar.

Wie lange dauert ein Verfahren?

Vom Briefing bis zur Präsentation sind meist vier bis sechs Wochen eine gute Orientierung. Das gesamte Verfahren dauert je nach Umfang und Abstimmungsschleifen drei bis sechs Monate.

Können Sie auch nur einen Teil des Verfahrens übernehmen?

Ja. In der Regel führen wir komplette Vergaben durch. Sie können uns aber auch für einzelne Schritte beauftragen, etwa die Zuschlagskriterien oder die Jurybegleitung. Für eine Zweitmeinung zu fertigen Unterlagen gibt es eine eigene Leistung.